La transparence des données

- Gudrun Sjödén GmbH-

Nous aimerions vous donner un aperçu général du traitement de vos données par nous. 

Dans nos informations sur la protection des données, nous vous informons en détail des données traitées dans le cadre de l´utilisation de nos pages Web et des droits que vous avez à cet égard.

1. Qui est responsable du traitement des données et à qui pouvez-vous vous adresser ?

La personne responsable est
Gudrun Sjödén GmbH
Fürther Str. 33
E-mail : info@gudrunsjoeden.de
Tél. : 0800/ 722 44 66

Le délégué à la protection des données de l’entreprise est
Fabian Fromm
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Ratisbonne Allemagne
E-mail : fromm@projekt29.de
Tél. : 0941-29 86 93 16

2. Quelles données sont traitées et d’où proviennent-elles ?

Nous traitons les données que nous avons obtenues de votre part dans le cadre de la préparation ou de l’exécution du contrat, sur la base de consentements, dans le cadre de votre candidature auprès de notre société ou de votre relation de travail avec celle-ci.

Les données à caractère personnel incluent :

Vos données de base / coordonnées. Si vous êtes client, il s’agit par exemple de votre nom et prénom, adresse, coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, fax), coordonnées bancaires.

Si vous êtes employé ou candidat, il s’agit par exemple de votre nom et prénom, adresse, coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, fax), date de naissance, informations de votre CV et certificats de travail, coordonnées bancaires, religion, photos.

Si vous êtes partenaire commercial, il s’agit par exemple du nom de votre représentant légal, de la raison sociale, du numéro d’inscription au registre du commerce, du numéro de TVA, du numéro de société, de l’adresse, de vos informations de contact (adresse e-mail, numéro de téléphone, fax), des coordonnées bancaires.

Si vous êtes un simple visiteur de notre société, il s’agit de votre nom et signature.

Si vous êtes journaliste, il s’agit de votre nom et prénom, adresse e-mail, numéro de fax.

Si vous êtes un participant à un jeu-concours, il s’agit de votre nom et prénom, et adresse e-mail.

Nous traitons en outre les diverses données à caractère personnel suivantes :
-    Informations sur le type et le contenu des données contractuelles, informations de commande, données des ventes et de justificatifs, historique des clients et fournisseurs et documents de consultation ;
-    Données publicitaires et commerciales ;
-    Informations issues de votre correspondance électronique avec nous (par ex. : adresse IP, données de connexion) ;
-    Autres données obtenues de votre part dans le cadre de notre relation commerciale (par ex. lors d’entretiens clientèle) ;
-    Données issues de vos données de base / coordonnées et autres données que nous générons, par ex. à l’aide d’analyses des besoins et potentiels clients ;
-    Documentation issue de votre déclaration de consentement à recevoir par ex. des newsletters ;
-    Photos prises dans le cadre d’évènements.

3. Quelles sont les finalités et la base juridique sur lesquelles repose le traitement des données ?

Nous traitons vos données conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi allemande sur la protection des données de 2018 dans leurs versions actuellement en vigueur :

•    à des fins d’exécution de nos obligations (pré)contractuelles (art. 6, al. 1, let. b RGPD) :
Le traitement des données vous concernant est effectué pour l’exécution du contrat en ligne ou dans l’une de nos filiales, pour l’exécution de votre relation de travail au sein de notre entreprise. Les données sont notamment traitées lors de l’initiation de la relation commerciale et lors de l’exécution de contrats conclus avec vous.

•    à des fins d’exécution d’obligations légales (art. 6, al. 1, let. c RGPD):
Le traitement de vos données est nécessaire à l’exécution de diverses obligations légales, découlant par ex. du code de commerce ou du code fiscal.

•    à des fins de sauvegarde d’intérêts légitimes (art. 6, al. 1, let. f RGPD):Le traitement des données peut être effectué sur la base de la pondération des intérêts s’agissant de l’exécution réelle du contrat, et ce, afin de préserver nos intérêts légitimes ou ceux de tiers. Le traitement des données à des fins de sauvegarde d’intérêts légitimes est, par exemple, effectué dans les cas suivants :

-    publicité ou marketing (voir point 4) ;
-    mesures de gestion commerciale et de développement des services et produits ;
-    gestion d’une base de données clients au niveau du groupe d’entreprises afin d’améliorer le service à la clientèle ;
-    dans le cadre de poursuites judiciaires ;
-    envoi d’informations non promotionnelles et de communiqués de presse.

•     sur la base de votre consentement (art. 6, al. 1, let. a RGPD):Si vous nous accordez votre consentement au traitement des données vous concernant, par ex. pour l’envoi de notre newsletter, la publication de photos, des jeux-concours, etc. 

4. Traitement des données à caractère personnel à des fins publicitaires

Vous avez la possibilité de vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins publicitaires, en totalité ou pour des actions individuelles, et ce, sans engendrer de coûts autres que les coûts de communication selon le tarif de base. 

Selon les dispositions de l’art. 7 al. 3 de la loi allemande contre la concurrence déloyale (LCD), nous sommes autorisés à utiliser l’adresse e-mail que vous avez indiquée lors de la conclusion du contrat à des fins de prospection concernant nos produits ou services similaires. Vous recevrez ces recommandations de produits de notre part, que vous soyez abonné ou non à une newsletter.

Si vous ne souhaitez pas recevoir ce genre de recommandations par e-mail, vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de votre adresse e-mail à cette fin, et ce, sans engendrer de coûts autres que les coûts de communication selon le tarif de base. Il vous suffit de nous en informer par écrit. De plus, chaque e-mail comprend bien entendu un lien de désabonnement.
 
5. Qui est destinataire de mes données ?

Lorsque nous faisons appel à un fournisseur de service afin de traiter une commande, nous demeurons responsables de la protection de vos données. L’ensemble de nos sous-traitants ont l’obligation légale de traiter vos données de manière confidentielle et uniquement dans le cadre de la prestation de service. Les sous-traitants que nous mandatons reçoivent vos données dans la mesure où celles-ci sont nécessaires à l’exécution de la prestation concernée. Il s’agit par exemple des prestataires informatiques dont nous avons besoin pour l’exploitation et la sécurité de notre système informatique, ainsi que des agences publicitaires et loueurs d’adresse.

Vos données sont traitées au sein de notre base de données clients. La base de données clients aide à améliorer la qualité des données parmi les données clients existantes (éliminations des doublons, données corrompues/périmées, correction des adresses), et permet de l’enrichir à l’aide de données émanant de sources publiques. Ces données sont mises à disposition des sociétés du groupe si cela est nécessaire à l’exécution du contrat. L’enregistrement des données clients se fait séparément en fonction de l’entreprise. Notre société mère agit comme prestataire de service pour chacune des sociétés affiliées. En cas d’obligation légale, ou dans le cadre de poursuites judiciaires, les autorités, tribunaux et auditeurs externes peuvent recevoir des données vous concernant. En outre, à des fins de préparation et d’exécution du contrat, des assurances, banques, agences de crédit et prestataires sont susceptibles de recevoir vos données.

6. Combien de temps mes données sont-elles conservées ?

Nous traitons vos données jusqu’à la cessation de la relation commerciale ou jusqu’à expiration des délais légaux de conservation des données en vigueur (découlant par ex. du code de commerce, du code fiscal ou de la loi allemande sur la durée du travail). En outre, nous les conservons jusqu’au règlement des éventuels litiges où les données peuvent servir de preuve.
 
7. Les données à caractère personnel sont-elles transmises à un pays tiers ?

En principe, nous ne transmettons aucune donnée à un pays tiers. Des données peuvent être transmises dans des cas particuliers, et ce, uniquement sur la base d’une décision relative au caractère adéquat de la Commission européenne, de clauses contractuelles types, de garanties adaptées ou d’un accord explicite.

8. Quels sont mes droits en matière de protection des données ?

Vous disposez à tout moment d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement de vos données enregistrées, d’un droit d’opposition au traitement de vos données, ainsi que d’un droit à la portabilité des données et d’un droit de recours conformément aux dispositions de la législation en matière de protection des données.

Droit d’accès :
Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que nous traitons ou non des données vous concernant et dans quelle mesure.
Droit de rectification :
Si les données que nous traitons vous concernant sont incomplètes ou inexactes, vous pouvez à tout moment exiger qu’elles soient rectifiées ou complétées.

Droit à l’effacement :
Vous pouvez exiger de notre part l’effacement de vos données si nous les traitons de manière illicite ou si ce traitement empiète de manière disproportionnée sur vos intérêts de protection légitimes. Veuillez noter que des motifs peuvent s’opposer à l’effacement immédiat de vos données, par ex. s’il y a d’obligations légales de conservation.
Indépendamment de l’exercice de votre droit à l’effacement, nous effacerons vos données dans leur intégralité et sans délai dès lors qu’aucune obligation de conservation légale ou de droit commercial à ce sujet ne s’y oppose.
Droit à la limitation du traitement :
Vous pouvez exiger de notre part la limitation du traitement de vos données si
-    vous contestez l’exactitude des données, et ce, pendant une durée nous permettant de vérifier l’exactitude des données ;
-    le traitement des données est illicite, mais que vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ; 
-    nous n’avons plus besoin des données aux fins du traitement, mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation ou la défense de droits en justice ;
-    vous vous êtes opposé au traitement des données.

Droit à la portabilité des données :
Vous pouvez exiger que nous mettions à votre disposition les données vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous pouvez transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que nous y fassions obstacle, si
-    nous traitons ces données sur la base de votre consentement révocable ou à des fins d’exécution d’un contrat conclu entre nous, et
-    ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Si cela est techniquement faisable, vous pouvez exiger de notre part une transmission directe de vos données à un autre responsable.

Droit d’opposition :
Si le traitement que nous faisons de vos données repose sur des intérêts légitimes, vous êtes en droit de vous opposer à ce traitement à tout moment, y compris un profilage fondé sur ces dispositions. Nous cesserons alors de traiter vos données, à moins que nous ne puissions démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si ce traitement sert pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Vous pouvez vous opposer à tout moment et sans indication de motif au traitement de vos données à des fins de prospection.

Droit de recours :
Si vous considérez que le traitement des données vous concernant constitue une violation de la législation allemande ou européenne sur la protection des données, nous vous prions de nous contacter afin de clarifier toute question. Vous disposez bien entendu également du droit de vous adresser à l’autorité de contrôle compétente ou à l’office national chargé de la surveillance de la protection des données compétent.
Si vous souhaitez faire valoir un de vos droits suscités, veuillez vous adresser à notre délégué à la protection des données. En cas de doute, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires afin de confirmer votre identité.

9. Suis-je obligé de fournir des données me concernant ?

Le traitement de vos données est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat conclu entre nous. Si vous ne nous fournissez pas ces données, nous serons en général dans l’obligation de renoncer à la conclusion du contrat, ou nous ne pourrons plus poursuivre un contrat existant et devrons y mettre fin. Toutefois, vous n’êtes pas dans l’obligation de fournir votre consentement au traitement des données non pertinentes pour l’exécution du contrat ou qui ne sont pas légalement requises.