La transparence des données

- Gudrun Sjödén GmbH-

Par la présente, nous souhaitons vous donner un aperçu du traitement de vos données effectué par nos soins.

Dans le document Informations relatives à la protection des données, nous vous informons en détail sur les données que nous traitons dans le cadre de l’utilisation de notre site Web et sur les droits dont vous disposez en la matière.

1. Qui est en charge du traitement des données et à qui pouvez-vous vous adresser ?

La personne responsable est
Gudrun Sjödén GmbH
Fürther Str. 33
90513 Zirndorf
E-mail : info@gudrunsjoeden.de
Tél. : 0800/ 722 44 66

Le délégué à la protection des données de l’entreprise est
Fabian Fromm
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Ratisbonne Allemagne
E-mail : fromm@projekt29.de
Tél. : 0049 941/ 29 86 930

2. Quelles sont les données traitées et quelle est leur origine ?

Nous traitons les données que nous avons recueillies dans le cadre de la préparation du contrat ou de son exécution, sur la base d’accords, ou dans le cadre de votre candidature auprès de notre entreprise ou dans le cadre de votre collaboration chez nous.

Sont considérées comme des données personnelles :

Vos données de base/coordonnées; concernant les clients, il s’agit par exemple des informations suivantes: nom et prénom, adresse, coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, fax), coordonnées bancaires.

Concernant les candidats et collaborateurs, il s’agit par ex. des informations suivantes: nom, prénom, adresse, données de contact (adresse e-mail, numéro de téléphone, fax), date de naissance, données liées au CV et aux certificats de travail, coordonnées bancaires, appartenance religieuse, photos.

Concernant les partenaires commerciaux, il s’agit par ex. des informations suivantes: désignation du représentant juridique, société, numéro d’inscription au registre du commerce, numéro de TVA, numéro de société, adresse, coordonnées de l’interlocuteur (adresse e-mail, numéro de téléphone, fax), coordonnées bancaires.

Pour les visiteurs de notre société, il s’agit de leur nom et de leur signature.

En ce qui concerne les journalistes, il s’agit du prénom, du nom, de l’adresse e-mail et du numéro de fax.

Pour les participants à un jeu-concours, il s’agit du prénom, du nom et de l’adresse e-mail.

Par ailleurs, nous traitons également les données à caractère personnel suivantes:
- informations relatives à la nature et au contenu des données contractuelles, informations de commande, données relatives au chiffre d’affaires et aux justificatifs, historique des clients et des fournisseurs;
-    données relatives à la publicité et aux ventes;
-    informations liées à vos échanges électroniques avec nous (par ex. adresse IP, données de connexion);
-    autres données que nous avons recueillies dans le cadre de nos relations commerciales;
-    Autres données obtenues de votre part dans le cadre de notre relation commerciale (par ex. lors d’entretiens clientèle) ;
-   données que nous générons à partir de données de base / de coordonnées, comme par ex. via des analyses des besoins des clients et des clients potentiels;
-    documents relatifs à votre consentement pour recevoir des lettres d’information;
-    photos prises dans le cadre d’évènements.

3. Quelles sont les finalités du traitement et sur quelles bases juridiques les données sont-elles traitées ?
Nous traitons vos données conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD, SR 235.1) dans leur version actuellement en vigueur:

•    pour respecter des obligations contractuelles ou exécuter des mesures précontractuelles (art. 6, al 1, let. b RGPD ou art. 13, al. 2, let. a LPD) :
Le traitement de vos données est effectué aux fins d’exécution du contrat en ligne ou dans l’une de nos filiales, pour exécuter le contrat relatif à votre collaboration dans notre société. Les données sont en particulier traitées lors de la préparation du contrat et l’exécution des contrats avec vous.

•   pour respecter des obligations légales (art. 6, al 1, let. c RGPD ou art. 13, al. 1 LPD) :
Le traitement de vos données est nécessaire au respect de différentes obligations légales découlant par ex. du code de commerce ou du code des impôts.

•    aux fins de la préservation d’intérêts légitimes (art. 6, al 1, let. f RGPD ou art. 13, al. 1 et 2 LPD) :
La mise en balance des intérêts peut justifier un traitement des données qui va au-delà de l’exécution proprement dite du contrat afin de préserver nos intérêts légitimes ou ceux de tiers. Un traitement des données en vue de préserver des intérêts légitimes a lieu par exemple dans les cas suivants:

-    publicité et marketing (voir n° 4);
-    mesures relatives à la conduite des affaires et poursuite du développement des services et des produits;
-    gestion d’une base de données clientèle à l’échelle de l’entreprise afin d’améliorer le service client;
-    dans le cadre de poursuites;
-    envoi d’informations qui ne visent pas à promouvoir les ventes et communiqués de presse.

•     dans le cadre de votre consentement (art. 6, al. 1, let. a RGPD ou art. 13, al. 1 LPD) :
Vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel par ex. pour recevoir notre lettre d’informations, la publication de photos, les jeux-concours, etc. 

4. Traitement des données à caractère personnel à des fins publicitaires

Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’intégralité ou une partie des mesures liées à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins publicitaires. Cela n’entraînera aucun frais autre que les coûts de transmission facturés aux tarifs de base.

En conformité avec les exigences légales de l’art. 3, al. 1, let. o LCD (Loi fédérale suisse contre la concurrence déloyale, SR 241), nous avons le droit d’utiliser l’adresse e-mail que vous nous avez indiquée lors de la conclusion du contrat à des fins de publicité directe de produits et services similaires de notre société. Vous recevrez ces recommandations de produits de notre part, indépendamment du fait que vous ayez ou non souscrit à notre lettre d’informations.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles recommandations par e-mail, vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de votre adresse à cette fin sans que cela n’entraîne d’autres frais que les coûts de transmission facturés aux tarifs de base. Une communication sous forme écrite suffit. Bien entendu, chaque e-mail contient également un lien de désinscription.
 
5. Qui reçoit mes données ?

Si nous faisons appel à un prestataire pour traiter une tâche, nous restons responsables de vos données. Tous les prestataires sont contractuellement tenus de traiter vos données de manière confidentielle et uniquement dans le cadre de leur prestation. Les prestataires que nous sollicitons reçoivent vos données dans la mesure où ils en ont besoin pour réaliser leur prestation. Il s’agit par ex. des prestataires informatiques à qui nous faisons appel pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité de nos systèmes informatiques, ou encore des fournisseurs de listings ou sociétés de publication commerciale pour nos actions promotionnelles.

Vos données sont traitées dans notre banque de données clients. Cette banque de données clients contribue à améliorer la qualité des données clients disponibles (suppression des doublons, indication de déménagement/décès, correction d’adresses) et permet de les compléter avec des données de sources publiques. 

Ces données sont mises à disposition des sociétés du groupe dans la mesure où elles sont nécessaires à l’exécution du contrat. Les données clients sont enregistrées séparément dans chaque société, sachant que la société mère assure le rôle de prestataire pour chaque société participante. En cas d’obligation légale ou de poursuites, les autorités et les tribunaux ainsi que les auditeurs externes peuvent recevoir vos données. En outre, les assurances, banques, sociétés de renseignements et  prestataires peuvent obtenir vos données en vue de préparer et d’exécuter le contrat.

6. Combien de temps mes données sont-elles conservées ?

Nous traitons vos données jusqu’à la fin de notre relation commerciale ou jusqu’à l’expiration des délais de conservation légaux en vigueur (par ex. tels que définis dans le code de commerce, le code des impôts ou la loi sur la durée du travail). Par ailleurs, nous les traitons jusqu’à la cessation d’éventuels litiges dans le cadre desquels les données sont utilisées comme preuves.
 
7. Les données à caractère personnel sont-elles transmises à un pays tiers ?

En principe, nous ne transmettons aucune donnée à un pays tiers. À titre exceptionnel, une transmission ne peut avoir lieu que sur la base d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou d’une décision du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, à condition que le pays tiers garantisse un niveau de protection adapté, des clauses contractuelles standard, des garanties adaptées ou aient obtenu votre consentement exprès.

8. Quels sont mes droits liés à la protection des données ?

Vous avez à tout moment le droit d’obtenir des informations sur vos données stockées ou de demander leur correction, leur suppression ou la limitation de leur traitement. Vous avez aussi droit à la portabilité de vos données et un droit de recours conformément au conditions requises par la législation en matière de protection des données.

Droit de renseignement :
vous pouvez à tout moment nous demander si nous traitons vos données et dans quelle mesure nous le faisons.

Droit de rectification :
si nous traitons des données vous concernant qui sont incomplètes ou inexactes, vous pouvez à tout moment demander qu’elles soient rectifiées ou complétées.

Droit à l’effacement :
vous pouvez exiger que nous supprimions vos données si nous les traitons de manière non conforme ou que leur traitement empiète de manière disproportionnée sur votre intérêt de protection légitime. Veuillez noter qu’il existe des motifs qui s’opposent à un effacement immédiat, par ex. en cas d’obligation de conservation prévue par la législation.
Indépendamment de l’exercice de votre droit à l’effacement, nous supprimerons vos données sans délai dans leur intégralité dans la mesure ou aucune obligation de conservation conventionnelle ou légale ne s’y oppose.

Droit à la limitation du traitement :
vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données, dans les cas suivants :
-    Vous contestez l’exactitude des données, à savoir pour une durée qui nous permet de vérifier l’exactitude des données.
-    Le traitement des données est illicite mais vous refusez leur effacement et demandez à la place une limitation de leur utilisation.
-    Nous n’avons plus besoin des données aux fins prévues mais vous en avez encore besoin pour faire valoir ou défendre des droits en justice.
-    Vous vous êtes opposé au traitement des données.

Droit à la portabilité des données:
vous pouvez nous demander de mettre à votre disposition les données que vous nous avez fournies dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que nous y fassions obstacle, dans la mesure où:
-    nous traitons ces données en nous fondant sur votre consentement qui peut être révoqué ou sur un contrat entre nous et
-    le traitement a lieu à l’aide de procédés automatisés.
Si c’est faisable d’un point de vue technique, vous pouvez nous demander un transfert direct des données vous concernant à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition :
si nous traitons vos données pour des motifs légitimes, vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données; cela s’applique également au profilage fondé sur ces dispositions. Nous ne traiterons alors plus vos données, à moins que nous puissions démontrer qu’il existe des motifs de traitement légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou que le traitement permette de faire valoir, d’exercer ou de défendre des droits en justice. Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection sans indiquer de motif.

Droit de réclamation :si vous pensez que le traitement que nous faisons de vos données est contraire au droit suisse ou au droit européen de la protection des données, nous vous invitons à nous contacter afin de pouvoir clarifier la situation. Bien entendu, vous avez également le droit de vous adresser à l’autorité de contrôle compétente.
Si vous souhaitez faire valoir l’un des droits susmentionnés auprès de nous, veuillez vous adresser à notre délégué à la protection des données. En cas de doute, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires afin de confirmer votre identité.

9. Suis-je tenu de mettre à disposition mes données ?

Le traitement de vos données est nécessaire pour la conclusion et l’exécution du contrat avec notre société. Si vous ne mettez pas ces données à notre disposition, nous sommes en principe contraints de rejeter la conclusion du contrat ou de ne plus exécuter un contrat existant, et par conséquent de le résilier. Toutefois, vous n’êtes pas obligé de donner votre consentement pour le traitement des données non pertinentes ou qui ne sont pas exigées par la loi dans le cadre de l’exécution du contrat.